Associazione Apostoli Divina Misericordia

Location: Assisi
N. persone: 5000 di cui 3.500 con pernottamento

 

OBIETTIVI:

Il cliente era in cerca di una Destinazione in grado di ospitare il Convegno nazionale che prevedeva la partecipazione di circa 5000 persone di cui circa 3.500 con pernottamento.

Il Convegno era finalizzato alla preghiera ed alla formazione degli associati.

Col nostro supporto, era intenzione del Cliente:

  • Scegliere una Destinazione adeguata all’immagine dell’Evento e facilmente raggiungibile da ogni parte d’italia
  • Scegliere una Location congressuale sufficientemente capiente per accogliere circa 5.000 convegnisti
  • Selezionare e contrattualizzare gli Hotel più rispondenti alle necessità: vicini alla sede congressuale, dotati di una buona cucina, con la presenza di personale all’altezza, buona qualità delle camere per evitare cattive sorprese riguardo a quelle non ristrutturate
  • Avere la garanzia di servizi tecnici (Audio/Video) adeguati
  • Avere prezzi competitivi
  • La certezza di non spendere di più di quanto preventivato
  • Assicurazione per i convegnisti

 

In particolare, il Cliente era alla ricerca di un interlocutore unico che consentisse di evitare tutte le problematiche legate alla contrattualizzazione dei circa 50 fornitori di servizi (rooming list, opzioni, acconti, saldi, penali, ecc.) oltre che dei circa 3.500 Convegnisti (riservazioni, variazioni, annullamenti, penali, ecc.).

 

SOLUZIONI:

Per soddisfare le molteplici esigenze del Cliente, sono state realizzate le seguenti attività:

  1. Analisi delle necessità del Cliente
  2. Ricerca della Destinazione più adeguata alle necessità esposte dal Cliente
  3. Nell’ambito della Destinazione selezionata, ricerca del Centro Congressi in grado di ospitare circa 5.000 persone
  4. Ricerca degli Hotel walking distance dal centro congressi e in grado di garantire un giusto rapporto qualità/prezzo
  5. Richiesta disponibilità e opzioni strutture

E’ stata scelta la Città di Assisi, capace di garantire una sede congressuale adeguata alle necessità e, al contempo, molteplici strutture alberghiere vicine alla Sede e con una tariffa alberghiera molto competitiva.

Grazie agli ormai consolidati rapporti con i fornitori, infatti, siamo riusciti a garantire tariffe alberghiere del 15% più basse rispetto a quanto il Cliente stesso aveva ottenuto attraverso un tentativo di richiesta diretta.

Per ospitare circa 3.500 persone, è stato necessario selezionare circa 40 alberghi e definire una tariffa unica per le categorie 3 e 4 stelle; il Cliente, infatti, richiedeva la parità di trattamento tra tutti i Convegnisti che erano divisi in circa 50 gruppi, uno per ciascuna città/provincia/regione di appartenenza.

Per sfruttare al massimo la disponibilità di camere in ciascun albergo e per evitare di dover dividere i gruppi di Convegnisti, inoltre, è stato fatto un intenso lavoro teso alla distribuzione delle presenze “a incastro” tra gli alberghi; gli alberghi, infatti, sono stati riempiti da diversi gruppi la cui sommatoria corrispondeva alla disponibilità massima dell’Hotel.

 

RISULTATI:

Anche in questo caso, è stato ottenuto un risultato che a noi piace definire “Oasi Congressuale”.

Nei giorni del Meeting, ciascuna delle Destinazioni selezionate è stata organizzata per accogliere al meglio i partecipanti: una piccola Oasi dove tutto è raggiungibile a piedi, dove è possibile riscoprire i valori quasi dimenticati della Socialità, del Buon Mangiare, del Tempo che scorre lentamente!