Come allestire la Sede congressuale

Innanzitutto è necessario progettare come disporre i posti dei relatori, degli invitati – fra cui anche le Autorità – e del pubblico.

Le norme di cerimoniale vanno ovviamente tenute in considerazione al fine di stabilire la disposizione sia dei posti riservati fra il pubblico, sia dei convegnisti, sia al tavolo dei relatori.

L’allestimento del tavolo dei relatori, costantemente al centro dell’attenzione, va curato anche dal punto di vista estetico.

Tavolo Relatori: la dotazione necessaria è costituita da:

  • una adeguata copertura di panno pregiato;
  • sobri “cavalieri”, con i nomi dei relatori;
  • sul tavolo devono trovare posto bicchieri in vetro con relativi sottobicchieri e almeno due bottiglie d’acqua minerale, una gassata ed una naturale;
  • una composizione floreale da collocare sul tavolo o ai suoi piedi, al fine di renderlo gradevole e quindi piacevolmente “fotografabile”.
  • realizzare il pannello retropalco con il titolo dell’evento;
  • allestire l’eventuale pedana e palco.

Interni

  • Collocare bandiere e manifesti nell’ingresso della sala.
  • Decorare tutti i locali usati.
  • Installare dei cartelli che indichino l’ubicazione di toilette, punti di ristoro e sale delle riunioni(se mancano) e tutti i luoghi utilizzati e i servizi presenti (iscrizioni…).
  • Allestire un desk per l’accredito degli ospiti, situato fuori della sala;
  • Allestire un eventuale desk per l’accredito stampa , anch’esso posto all’esterno della sala;
  • Collocare gli ornamenti floreali, se previsti.

Esterni

  • Collocare manifesti e cartelloni lungo le strade urbane ed extraurbane dopo aver chiesto e ottenuto i necessari permessi.
  • Esporre dei manifesti nelle strutture pubbliche locali (assessorati, parrocchie, camera di commercio…);

I servizi

  • Servizio di catering per il buffet: Se non è possibile allestire cucine all’interno dei locali che ospitano l’evento si suggerisce di prevedere dei menù semplici e freddi o che comprendano una portata calda facilmente conservabile con idonei scaldavivande.
    Particolare attenzione va posta alla scelta della eventuale ditta fornitrice del servizio di catering. Come sempre è consigliato chiedere più preventivi-offerta, al fine di operare i necessari confronti, a ditte di comprovata serietà e che offrano garanzie di disponibilità, qualità, economicità e professionalità.
    Esistono ormai in ogni città ditte specializzate in questo settore. Se la sala è all’interno di una struttura congressuale tale servizio viene di solito organizzato dalla stessa struttura. Nella lista spese è bene, quindi, ricordare che se l’evento dura tutta la giornata è assolutamente necessario includere i costi di un buffet e di un coffee break. Ciò influisce anche nella scelta della sede che deve disporre di una sala attigua a quella dove si svolge il convegno.
  • Servizio fotografico: È bene rivolgersi a professionisti del settore, senza dimenticare di dare indicazioni ben precise a chi realizza il servizio su ciò che si desidera che sia fotografato.
  • Servizio di registrazione audio-visiva dell’evento: anche in questo caso, come per il reperimento delle strutture audiovisive, esistono ditte specializzate a cui ricorrere.
  • Servizio di interpretariato: È da prevedere in caso di interventi di relatori stranieri o di invitati stranieri.
  • Assistenza tecnica audiovisiva: Impianti di amplificazione, maxi schermi, videoproiettori collegati a pc, lavagna luminosa.

I servizi di segreteria

La segreteria costituisce il centro nevralgico dell’organizzazione: l’indicazione esatta del responsabile/i, i recapiti (telefoni, fax, e-mail, ecc.) devono essere chiaramente specificati nei materiali promozionali e in particolare sugli inviti.

Poco prima e durante l’evento, per allestire correttamente una segreteria è opportuno:

  1. Individuare un locale idoneo, possibilmente in prossimità della sala che si è deciso di utilizzare perl’evento;
  2. predisporre quanto occorrente per la registrazione dei partecipanti, ad esempio:
  • personal computer e stampante;
  • materiale di cancelleria;
  • fotocopiatrice;
  • telefono (può risultare conveniente impiegare un telefono cellulare).
  • fax;
  • cassetta portavalori;
  • accesso Internet;
  • confezionare il materiale informativo da mettere a disposizione degli intervenuti al momento della registrazione.

Iscrizioni

  • mettere a punto un sistema che faciliti le iscrizioni per snellire le attese (promuovere le preiscrizioni).
  • Consegnare a tutti i partecipanti un kit contenente il programma, il badge porta nome ecc.
  • mettere a punto un sistema che sia in grado di gestire contemporaneamente pre-iscrizioni, iscrizioni in loco ed elenco degli iscritti;
  • preparare i moduli d’iscrizione; spedire una lettera di conferma a tutti coloro che si sono iscritti;
  • assegnare al banco delle iscrizioni un numero sufficiente di addetti; procurare tavoli, attrezzature e moduli cartacei;
  • raccogliere le eventuali adesioni per pranzi, cene, spettacoli, visite ecc.;
  • registrare il denaro incassato attraverso le quote d’iscrizione;
  • conoscere l’ubicazione di toilette, telefoni, interruttori della luce e tutte le informazioni utili ai presenti (numeri telefonici…).
  • Sarà necessaria la predisposizione di attestati di partecipazione necessari soprattutto ai partecipanti che devono presentarlo al proprio datore di lavoro.