Come individuare la Location perfetta per il tuo meeting

Le Location congressuali possono essere di tre tipi:

  • Palazzo o Centro Congressi: sono strutture polivalenti specializzate nell’accoglienza di eventi. Dispongono di un numero svariato di spazi, sale, uffici e servizi (compreso il vitto ma non il pernottamento) adatti a soddisfare tutte le esigenze di convegni di grande o medio formato;
  • Albergo con sala congressuale: molti alberghi di categoria 4-5 stelle sono ormai attrezzati per ricevere eventi congressuali; la loro superiorità sui palazzi dei congressi risiede nel proporre sotto lo stesso tetto, oltre alle sale riunioni, anche il pernottamento. Il punto debole è la carenza di un numero adeguato di uffici e sale commissioni e nell’inevitabile promiscuità tra congressisti e turisti di passaggio. Gli alberghi con sale sono generalmente indicati per piccoli e medi seminari e convegni;
  • Sedi ad hoc: spesso ville, palazzi, castelli e centri istituzionali ospitano manifestazioni aggregative. Queste sedi sono adatte a seminari ed incontri di breve durata ma non sempre sono idonee allo svolgimento di convegni.

La Location congressuale perfetta risponde alle seguenti esigenze dei convegnisti:

  • qualità: caratteristiche estetiche e funzionali della sede, ubicazione ed accessibilità, contorno ambientale, facilità di parcheggio, ecc;
  • quantità: numero e capienza delle sale, delle aree per i servizi di accoglienza ed amministrazione, degli uffici per la segreteria, delle attrezzature tecniche, ecc.

Ciascuna Location congressuale è dotata di diverse aree e zone:

  • esterne: è utile che disponga di un comodo spazio per la sosta di automobili (parcheggio esterno o sotterraneo); spazi esterni sono a volte utilizzati anche per esposizioni a cielo scoperto; interne: zona dell’accoglienza, zona dei lavori, zona manageriale ed amministrativa, zona esposizione, zona ristoro, zona di circolazione e relax, zona del parcheggio.