La Sala Meeting perfetta!

La scelta della location che meglio si sposa all’evento è fondamentale, si può dire che da essa dipenda una buona parte del successo del congresso.

L’ambiente e gli ospiti incidono, infatti, in maniera determinante, sia nel bene che nel male.
È quindi doveroso impegnarsi con estrema attenzione nell’organizzazione e nella cura di ogni dettaglio, ricorrendo, ove necessario, alla consulenza di società specializzate nell’organizzazione degli eventi.

Il primo punto da chiarire concerne il luogo atto ad ospitare il meeting ed in merito la scelta è assai ampia.

Moltissimi alberghi italiani sono attrezzati per accogliere ospiti in moderne sale congressi, dotate di svariati servizi che si rivelano essenziali per la buona riuscita dell’evento. Comode sedie, maxi schermi, microfoni, luci sono infatti fondamentali per mettere a proprio agio sia agli oratori che gli spettatori.

Alle volte però si preferisce intraprendere una strada originale, in modo da rendere indimenticabile il meeting. Ci si sposta, allora, al di fuori della città, magari per rifugiarsi in un centro benessere o in un antico castello: scenari da sogno in cui organizzare un congresso e godere il rilassante contatto con la natura.

Una partita a golf o una nuotata al termine della riunione o un pranzo sul prato durante l’intervallo allietano l’umore degli invitati, predisponendoli ad affrontare nel modo migliore il meeting di lavoro.

Oltre alla scelta dell’ambiente ritenuto più adatto ad ospitare la riunione è anche doveroso prestare attenzione all’allestimento della sala.

Un antico castello rappresenta uno scenario da favola, ma se l’ampia sala è semivuota la magia potrebbe ben presto svanire. Lo stesso effetto rischia di produrlo la situazione opposta, ovvero una sala troppo piccola per accogliere tutti gli ospiti che si troverebbero, di conseguenza, stretti come sardine.

È pertanto essenziale ponderare il numero degli invitati prima di scegliere dove accoglierli, tutt’al più considerando che molte strutture hanno diverse sale tra cui optare in base alle esigenze della situazione. Non dimentichiamo, inoltre, come si possano sfruttare alcuni accorgimenti, semplici ma utilissimi, come ad esempio variare la distanza tra le sedie.

Per quanto concerne le poltrone è caldamente consigliabile fare diverse prove sedendosi nelle varie posizioni, in modo da garantire al pubblico delle prime e delle ultime file di vedere gli oratori nella giusta maniera ed evitare a quelli seduti lateralmente di uscire con il male al collo.

Oltre alla vista è fondamentale predisporre un’adeguata qualità dell’audio, in particolare qualora siano previsti interventi in video conferenza, i quali sono sempre più diffusi, e pure in questo caso è consigliabile valutare la qualità della diffusione audio in vari punti della sala conferenze.

In sintesi, per individuare la Sala Meeting ideale per il Tuo meeting devi considerare i seguenti criteri selettivi:

  • capienza, ambiente ed arredamento: la dimensione della sala deve offrire un numero corrispondente di posti in condizioni ottimali; deve avere colori, luminosità naturale e arredamento gradevoli, assenza di elementi distraesti (ad es. finestre panoramiche);
  • visibilità, acustica ed aerazione: non devono essere presenti ostruzioni visive (colonne, angoli morti), deve essere isolata dai rumori esterni e con una perfetta trasmissione del suono all’interno, il ricambio d’aria deve essere costante e la temperatura non troppo alta per evitare l’effetto soporifero;
  • illuminazione ed oscurabilità: l’ambiente deve essere rallegrato da un’ottima illuminazione preferibilmente naturale, deve però essere dotata di un sistema di oscuramento (es. a telecomando) da utilizzare durante le proiezioni;
  • attrezzature tecniche e cabine per interpretariato (in caso di congressi internazionali): relativamente all’amplificazione, il numero di microfoni deve essere congruo, sia al tavolo della presidenza che in sala; gli altoparlanti devono essere installati nei punti opportuni e sintonizzati con la giusta tonalità;
  • sicurezza: deve essere previsto un controllo delle persone all’ingresso della sala ammettendone all’interno solo i convegnisti muniti di badge ufficiale o di cartoncino di invito; vanno verificati esistenza e funzionamento dei dispositivi antincendio e l’assistenza da parte di personale specializzato;
  • servizi annessi: la segnaletica deve agevolare l’accesso alla sala, il cui nome o numero deve essere visibile dall’esterno; all’ingresso deve essere affisso il programma su un tabellone; nei mesi invernali deve essere predisposto un servizio di guardaroba; le indicazioni ottiche delle uscite di sicurezza devono essere funzionanti; in ultimo, la segreteria deve essere non troppo distante dalla sala riunioni.