Le diverse funzioni dell’Hotel

Gli alberghi possono esplicare due funzioni, congiunte o disgiunte:

  • limitarsi ad offrire i servizi tradizionali di ospitalità, vitto ed alloggio;
  • in più proporre anche sale riunioni.

Il vantaggio di avere tutto in un luogo induce a premiare la seconda formula, ovvero l’albergo come sede globale dei lavori, del pernottamento e dell’accoglienza di tutti i convenuti.

A volte però tale ipotesi non è praticabile, sia per inadeguatezza delle strutture congressuali (mancanza di spazi per salette e segreterie, numero insufficiente di posti in sala, dotazioni tecniche non sufficienti) proposte dall’albergo o semplicemente per numero insufficiente di camere in un solo esercizio alberghiero.

La valutazione dei requisiti tecnici ed ambientali dell’albergo si esegue con una visita alle stanze e alle diverse aree della struttura, al termine della quale si potrà tracciare un quadro quantitativo (numero e tipologia di stanze disponibili) e qualitativo dell’offerta alberghiera.

Prima della visita l’incaricato dovrà avere presente:

  • la previsione del numero dei partecipanti: se l’evento non è alla prima edizione un buon indicatore è il numero di presenti alle edizioni precedenti;
  • la conoscenza dei criteri preferenziali della scelta: evitare la dispersione dei delegati in troppi alberghi, preferire strutture situate in luoghi di facile accesso con i mezzi di trasporto, valutare le qualità estetiche e funzionali di una struttura alberghiera;
  • l’inventario dei bisogni del convegno relativamente all’alloggiamento: categoria alberghiera da selezionare, numero di camere necessarie (nei convegni circa il 70% del totale richiesto sono camere singole), possibilità di differenziare la domanda qualitativa per i VIP e gli ospiti di riguardo (camere ristrutturate, con ampiezza maggiore, ecc).

Se la visita si conclude con esito positivo inizia il prenegoziato economico con le strutture interessate.

Le componenti della trattativa sono:

  • i prezzi per ogni tipo di camera; i servizi inclusi nei suddetti prezzi (prima colazione, altri pasti, ecc..), gli oneri per servizi non compresi nel prezzo della camera (parcheggio, ecc);
  • il contingente di camere gratuite riservate all’organizzatore per incaricati, ospiti d’onore, ecc;
  • le procedure di riservazione: prenotazione diretta da parte del congressista oppure attraverso il CLO o l’agenzia di viaggi, date limite per l’eventuale opzione e per la conferma definitiva, ecc;
  • le modalità di annullamento delle camere confermate e di pagamento;
  • le clausole di resiliazione di una delle parti (es. per causa di forza maggiore);
  • i servizi complementari richiesti dall’organizzazione: banchetti, ricevimenti, locazione delle sale, ecc.

In questo stadio dello studio di fattibilità gli albergatori hanno interesse ad offrire le migliori condizioni in quanto la decisione di convocare o meno il congresso in una tale città sarà condizionata dal rapporto prezzo/qualità da essi proposta rispetto ad altri concorrenti.

L’albergo può inoltre presentare due proposte alternative vantaggiose:

  • un pacchetto “tutto compreso”: pensione completa, sala riunione, eventuale utilizzo di installazioni alberghiere (piscina, sauna, parcheggio);
  • uno sconto eccezionale per eventi da svolgere durante la bassa stagione.