Non solo Meeting: i programmi collaterali

Nello schema generale di un evento congressuale i programmi distensivi (o sociali) sono, al pari del programma di lavoro, un fattore essenziale di successo.

Oltre ad essere una occasione di contatti interpersonali e di scambio di idee in un clima più disteso, rinnovano le energie dei congressisti e pertanto migliorano le loro prestazioni nei dibattiti.

Non bisogna confondere peraltro i programmi collaterali con il tempo libero congressuale, ovvero dei momenti lasciati intenzionalmente liberi dal programma, in cui i congressisti a proprio piacimento possono visitare la città ospitante, fare degli acquisi, incontrare altri partecipanti, ecc.

Diversamente da quanto avveniva in passato, quando un congresso si svolgeva solo in seduta plenaria, nei tempi moderni è uso che il tema venga scomposto in sotto-temi separati da studiare separatamente in sessioni di lavoro le cui conclusioni verranno poi esposte nella seduta plenaria finale.

Tali sessioni di lavoro permettono una riflessione dettagliata su alcuni punti del programma e consentono una analisi precisa delle posizioni opposte e dei possibili compromessi raggiungibili.

L’evoluzione in corso ha inoltre introdotto il concetto che il lavoro in sala debba integrarsi con programmi collaterali distensivi.

La maggioranza degli esperti consiglia di non tenere al giorno più di due sessioni di lavoro di circa tre ore ciascuna, compreso il coffee break; di dedicare le serate ai programmi rilassanti ( serate di ballo, karaoke, banchetti, ecc) e di offrire, dopo due giorni di lavori una visita turistica della città o di lasciare mezza giornata libera: questa interruzione, oltre a facilitare la comunicazione interpersonale dei partecipanti, consente alla segreteria di recuperare eventuali ritardi ( ad es. per le traduzioni).

È buona norma inoltre al mattino non iniziare i lavori troppo presto (l’orario ideale è fissato tra le 9.00 e le 9.30) e di non terminare le cene troppo tardi onde consentire una buona ripresa dei lavori a tutti la mattina successiva.

I costi dei programmi collaterali riservati ai partecipanti al Vostro congresso possono:

  • essere compresi nel budget dell’evento ma in questo caso potrebbero ripercuotersi sulle quote di iscrizione;
  • essere considerati come facoltativi per cui vengono fatti pagare separatamente ai richiedenti.

In casi speciali alcuni programmi distensivi vengono offerti dal Paese ospitante come gesto di amicizia e/o da uno sponsor.

La soluzione di incorporare nella quota di iscrizione i costi dei programmi collaterali esonera il congressista da ulteriori formalità amministrative, facilita il compito dell’organizzatore che così può operare con un numero fisso di partecipanti ma fa lievitare considerevolmente la quota generale scoraggiando così dal partecipare all’evento partecipanti virtuali magari provenienti da Paesi più deboli economicamente o da classi sociali non facoltose e funge da deterrente per università, enti ed altro che vorrebbero limitare le spese di partecipazione dei propri borsisti.

Se invece i programmi sono pagati a parte da ogni richiedente, la quota generale è più contenuta; il congressista può rinunciare ai programmi che non lo interessano e pagare solo quelli a cui vuole partecipare.

In questo caso il compito dell’organizzatore è più gravoso in quanto il numero degli interessati non è pianificabile in anticipo per cui le prenotazioni delle visite, dei pasti e dei trasporti sono sottoposte a maggiori rischi.

Relativamente alla pianificazione , per attrarre le iscrizioni è opportuno inviare ai futuri partecipanti una informativa dettagliata con largo anticipo.

Detta informativa deve indicare quali eventi sono compresi nella quota di iscrizione e quali no, i contenuti di ogni manifestazione, la data limite di iscrizione, eventuali consigli sull’abbigliamento da adottare, ecc.

È opportuno inoltre evitare sovrapposizioni tra le sessioni di lavoro e il programma distensivo, così come è opportuno che l’organizzatore ispezioni in anticipo le destinazioni, confermi per iscritto gli accordi presi e si accerti il giorno prima che tutto sia in ordine per l’arrivo dei congressisti.

È compito inoltre dell’organizzatore predisporre i trasporti dalla sede del Congresso alle sedi dei programmi collaterali, comunicandone orari e punti di incontro ai partecipanti.