Non solo Meeting: gli eventi conviviali

Un buon Meeting prevede necessariamente alcuni dei seguenti eventi conviviali:

  • il cocktail di benvenuto: è il primo evento socializzante tra i congressisti ed in genere viene tenuto nel centro congressi per dare modo ai partecipanti di sbrigare anche le pratiche amministrative prima dell’inizio dei lavori. Secondo il budget possono essere servite solo delle bevande con tartine oppure è possibile allestire un vero e proprio buffet;
  • le pause caffè: sia la sessione del mattino che quella del pomeriggio vengono interrotte per pochi minuti (in genere un quarto d’ora) durante i quali i delegati possono degustare, in genere gratuitamente, caffè, thè e bevande rinfrescanti in una piccola sala o nei corridoi attigui la sala riunioni. Se il numero di delegati è superiore a 150 persone è opportuno allestire più punti di ristoro.
  • cocktail e buffet: il cocktail non pone particolari difficoltà organizzative: è sufficiente allestire in uno spazio chiuso o aperto la degustazione di bevande alcoliche e non, in genere accompagnate da tartine per mitigare l’effetto dell’alcool; un discorso a parte meritano i buffet caldi e/o freddi, i quali rappresentano una variante gradita alla cena classica. Il buffet deve esibire una grande varietà di vivande per soddisfare i gusti di tutti ed evitare i tempi morti delle cene; inoltre favorisce la conoscenza e la discussione informale tra i delegati. Se non sono previsti posti a sedere per tutti, è necessario servire pietanze che possono essere mangiate in piedi con l’utilizzo delle dita o al limite solo della forchetta e bisogna prevedere dei punti di appoggio per deporre bicchieri e piatti utilizzati. In ultimo, onde evitare che gli ospiti si accalchino davanti al buffet, è utile prevedere un buffet ogni 150 persone circa, servito da due camerieri e distante almeno 20 metri da un seguente buffet identico.
  • le cene: la cena di gala è l’evento mondano di spicco di un congresso; in genere si svolge la sera precedente alla chiusura del convegno e richiede particolare attenzione. Il relativo costo può già far parte del forfait congressuale oppure ogni congressista si può prenotare versando la quota relativa e ricevendo un voucher. In genere è costituita da quattro portate accompagnate da vini e liquori serviti a fine pasto; il menù dovrebbe essere stampato e posto sul tavolo, i cibi serviti non devono essere troppo carichi di salse o difficili da consumare (es. pesce con spine), i discorsi ed i brindisi dovrebbero essere limitati, la musica di sottofondo non deve disturbare la conversazione degli ospiti e i tavoli devono essere riservati solo per i VIP.