I programmi per gli accompagnatori

I programmi per gli accompagnatori costituiscono una forma indiretta di promozione dell’evento congressuale, in quanto potenziano la sua attrattiva e aumentano le adesioni all’evento stesso.

Perché abbiano successo è necessario che gli organizzatori configurino esattamente la tipologia di persone a cui sono rivolti, adattando le loro proposte alle caratteristiche dei dati raccolti.

È importante inoltre che i programmi offerti non inizino mai troppo presto e non terminino troppo tardi, in quanto i partecipanti vogliono rilassarsi durante il soggiorno.

Nel loro insieme i programmi per gli accompagnatori si dividono in:

  • turistici;
  • culturali;
  • educativi;
  • mondani

Tutte le gite e le visite rientrano nel novero del turistico: passeggiate e circuiti in città in pullman, visite a parchi e giardini zoologici o botanici, escursioni a scavi archeologici ed altro devono includere, oltre al trasporto, eventuali biglietti di ingresso e spuntini o pic-nic.

Nei programmi culturali sono compresi: concerti, spettacoli, visite a musei e gallerie d’arte, ecc.
I programmi educativi rispondono ad esigenze più sofisticate e selettive rispetto al passato: si moltiplicano allora seminari sulla salute e il benessere oppure su temi meno impegnativi quali la cucina, l’ikebana, le tecniche di meditazione e la comunicazione interpersonale.

In capo ai programmi mondani troneggia la sfilata di moda ma anche ricevimenti amichevoli presso club o redazioni di giornali locali riscuotono un certo gradimento.

Al loro arrivo nel Centro Congressi gli accompagnatori dovranno essere accolti da hostess o personale dedicato ed essere accompagnati ad un banco speciale per ricevere tutte le informazioni e la documentazione del caso.

I circuiti turistici

Secondo la loro natura e durata, i circuiti si dividono in:

  • visite alla città: mezza giornata, in genere si svolge il primo giorno dell’incontro; è d’obbligo l’accompagnamento di personale competente;
  • escursioni: un giorno;
  • circuiti pre e post congressuali: più giorni.